先日、久しぶりに取引先との会食があった。先方がこちらに来られるというシチュエーションだったので、当然のこととして当社で段取りして費用ももつことにした。
ここまではよかったのだが、その後の段取りでちょっと気になることがあったので、そのことについてまとめておき、今後に活かしたいと思う。
今回の会食は、うちの会社からは私（社長）を含め3人が参加したのだが、当日の先方のお迎えを私以外の2人が行ってくると言われたことに端を発する。
この状況だと、私以外の2人が迎えに行くので、私一人が先に会場に入ることになり、席次の確認や店との打ち合わせを私がしないといけないことになる。基本上役がやるべき仕事ではないので、それはおかしいだろうと、迎えは1人だけにして、もう1人は先に会場に入って席次の確認などをするように指示をした。
そのくらいのことは言われなくてもきちんと対応してほしいと思ったが、おそらくこの2人には会食時の段取りで何をしなければならないかがきちんと整理されていないのだろうと思った。
ここで会食の段取りや手配の仕事を細分化してみると、以下のようなものが挙げられるだろうか。
（数日前）
・会場となる店の選択と予約
（当日会食前）
・迎えの段取り
・当日の店の席次などの確認
・手土産の手配
（会食中）
・食事や飲み物の手配
（会食後）
・会計
・送りの段取り
この中の、当日の会食前の段取りで、先方のお迎えと店の席次等の確認があるのだが、2人いるのであれば手分けをしてやるのが一般的だろう。
これがもし、私も含めてこちら側に2人しかいなくて、さらに迎えの必要がある場合においては、そのうちの片方を私が担当するのはやぶさかではない。
でも、私以外に2人いるのであれば、そこは分担してやってほしいと思うのだがどうだろうか。
今回のケースでは、私が店の予約をしたということもあって、会食前の店の確認をしないといけないという意識が希薄だったのかもしれない。
ただ本来であれば、そこも予約から自分たちでやらなければいけないという意識はもってほしいし、仮に店の予約は私にまかせるにしても、他の仕事まで丸投げはしてほしくない。
こういった仕事は一見クリエイティビティが求められないように見えるが、段取り一つで印象が大きく変わってくるし、逆に抜け漏れがあると評価は大きく下がってしまう。
だからこそ、少なくとも上記の段取りくらいはみんなが頭に入れて、誰が何を担当するかはきちんと確認するクセをつけないといけないなと思った次第である。
ということで、会食の段取りを甘くみてはいけない、という話でした。
